Apskaita ir buhalterija

Apskaitos įmonėms: mažiau rankinio darbo su sąskaitomis ir ataskaitomis

Sumažinkite rankinio duomenų perkėlimo laiką, automatizuokite sąskaitų siuntimą ir mokėjimų priminimus — su jūsų esamomis sistemomis.

Aptarkime jūsų situacijąVisos sritys

Nuo €450Veikia per 1–2 sav.Jūsų paskyrose

Profesionalios paslaugos

4 darbo eigos

  • Automatinis sąskaitų siuntimas
  • Mokėjimų priminimai
  • Ataskaitų generavimas
  • Duomenų sinchronizacija

Prieš ir po

Kur dingsta rankinis darbas

Kairėje – kaip šie darbai dažnai atliekami dabar, dešinėje – kas galėtų juos perimti. Ne viską verta automatizuoti, todėl pradedame nuo to, kas atima daugiausia laiko.

Apskaita
Įjungta
  1. Rankinis darbas

    Rankinė sąskaitų kūrimas ir siuntimas kiekvieną mėnesį

    Atlikta

    Automatinis sąskaitų siuntimas

    Sistema automatiškai generuoja ir išsiunčia sąskaitas pagal sutartą datą.

  2. Rankinis darbas

    Mokėjimų priminimų rašymas kiekvienam klientui atskirai

    Atlikta

    Mokėjimų priminimai

    Laiku primena klientams apie artėjančius ar pradelstus mokėjimus.

  3. Rankinis darbas

    Duomenų perkėlimas tarp Excel, banko ir buhalterinės programos

    Atlikta

    Ataskaitų generavimas

    Mėnesinės ataskaitos sukuriamos ir išsiunčiamos automatiškai.

  4. Rankinis darbas

    Ataskaitų ruošimas klientams kas mėnesį

    Atlikta

    Duomenų sinchronizacija

    Automatinis duomenų perkėlimas tarp banko, Excel ir buhalterinės sistemos.

Veikia jūsų paskyrose:GmailGoogle SheetsRivileXero

Praktiškai

Pavyzdys: kaip veikia mokėjimų priminimai apskaitos įmonėje

Nedidelė buhalterinė įmonė aptarnauja kelias dešimtis klientų ir kas mėnesį išrašo jiems sąskaitas už paslaugas. Dalis klientų moka vėluodami, o priminimus iki šiol rašo vadovė, kai randa laiko.

  1. 1

    Kiekvieną rytą Make scenarijus paima neapmokėtų sąskaitų sąrašą – iš apskaitos programos per API arba iš Google Sheets lentelės, į kurią sąrašas eksportuojamas, – ir naujausią banko išrašą.

  2. 2

    Mokėjimai sutikrinami su sąskaitomis pagal numerį mokėjimo paskirtyje ir sumą. Kas nesutampa (pvz., vienu pavedimu apmokėtos kelios sąskaitos arba sumokėta dalis), pažymima peržiūrai, o ne spėjama.

  3. 3

    Kiekvienam vėluojančiam klientui DI paruošia priminimo juodraštį: pirmasis – mandagus, su sąskaitos kopija, vėlesnis – tiesesnis, su visų neapmokėtų sumų suvestine. Tonas priklauso nuo to, kiek laiko vėluojama ir ar klientas jau gavo priminimą.

  4. 4

    Pirmąsias savaites juodraščiai laukia Gmail aplanke, ir buhalterė juos peržiūri prieš siųsdama. Kai tekstai nusistovi, įprasti priminimai išeina patys, o neįprasti atvejai (ginčijama suma, nauja sutartis) visada lieka žmogui.

  5. 5

    Jei klientas atsako „jau sumokėjau“ ar prašo atidėti mokėjimą, DI tokį atsakymą atpažįsta, sustabdo tolesnius priminimus tam klientui ir perduoda laišką buhalterei.

Rezultatas: Priminimai išeina laiku ir nuosekliai, nebereikia rankomis tikrinti sąrašų, o buhalterė mato tik tuos atvejus, kuriems tikrai reikia jos sprendimo.

Kas įeina

Kas įeina į sprendimą

  1. 01

    Proceso analizė

    Peržiūriu jūsų darbo eigą ir išsirenkame, kur automatika ar DI sutaupytų daugiausia laiko.

  2. 02

    Automatizuotos darbo eigos

    Sukuriu automatizavimą jūsų esamose sistemose, o kur reikia perskaityti ar parašyti tekstą, pridedu DI.

  3. 03

    Testavimas ir derinimas

    Testuoju su realiomis situacijomis ir koreguoju, kol veikia taip, kaip sutarėme.

  4. 04

    Palaikymas po paleidimo

    30 dienų po paleidimo klaidas taisau nemokamai, vėliau – palaikymas nuo €150/mėn.

  5. 05

    Dokumentacija

    Paruošiu aprašymą, kaip viskas veikia ir ką daryti, jei reikia pakeisti.

  6. 06

    Komandos apmokymas

    Paaiškinu komandai, kaip naudotis automatika ir ją stebėti.

Procesas

Kaip vyksta diegimas

  1. 1

    Žinutė ir atsakymas

    Parašote, kas kartojasi. Atsakau el. paštu, nuo ko verta pradėti, o jei reikia, suderiname pokalbį. Kainą sutariame raštu prieš pradedant.

  2. 2

    Kūrimas ir testavimas

    Kuriu automatiką jūsų paskyrose, testuoju su realiomis situacijomis, derinu detales.

  3. 3

    Paleidimas ir palaikymas

    Paleidžiu ir apmokau jūsų komandą. Pirmas veikiantis sprendimas – per 1–2 savaites.

DUK

Dažniausi klausimai

Daugiau apie kainas – kainų puslapyje.

Ar galite prisijungti prie Rivilės ar kitos apskaitos programos?

Priklauso nuo programos versijos ir licencijos. Dalis Lietuvoje naudojamų apskaitos programų, tarp jų ir Rivilė, turi API ar duomenų importo galimybes, tačiau ne visose versijose jos įjungtos. Prieš pradėdamas patikrinu, ką leidžia būtent jūsų programa. Jei API nėra, dirbame per eksporto ir importo failus (Excel, CSV ar XML) – tai kiek mažiau patogu, bet veikia patikimai.

Ar DI teiks i.SAF ar kitas deklaracijas VMI už mus?

Ne. i.SAF ir kitos deklaracijos toliau formuojamos ir teikiamos jūsų apskaitos programoje, o už jas atsako buhalteris. Automatika gali padėti paruošti duomenis anksčiau – pavyzdžiui, iš klientų laiku surinkti trūkstamas sąskaitas, – bet pateikimo mygtuko ji nespaudžia.

Kaip apsaugoma klientų finansinė informacija?

Darbo eigos veikia jūsų paskyrose (Google Workspace, Make ar n8n), o ne mano serveryje, todėl duomenys lieka jūsų kontrolėje. Kur tekstą apdoroja DI modelis, naudojamos verslo API sąlygos ir siunčiama tik tai, ko reikia užduočiai – pvz., suma ir sąskaitos numeris, o ne visa kliento buhalterija. Jei tvarkau asmens duomenis jūsų vardu, pasirašome duomenų tvarkymo sutartį.

Kiek tai kainuoja?

Pirmas sprendimas – nuo €450. Tiksli kaina priklauso nuo proceso sudėtingumo ir integracijų skaičiaus. Kai aišku, ką darome, fiksuotą kainą pateikiu raštu prieš pradedant, be įsipareigojimų.

Ar reikia keisti esamas sistemas?

Ne. Automatizavimas prijungiamas prie sistemų, kurias jau naudojate – Gmail, Google Sheets, CRM ar kitų. Papildomos išlaidos priklauso nuo sprendimo: gali reikėti platformos prenumeratos, DI modelio naudojimo ar kitų paslaugų. Jas aptariame prieš pradėdami.

Toliau

Susiję sprendimai ir įrankiai

Aptarkime jūsų situaciją

Papasakokite, kas jūsų įmonėje kartojasi kasdien

Aptarsime, nuo ko verta pradėti: gal užtenka kitaip naudoti turimus įrankius, o gal verta ką nors automatizuoti. Jei verta kurti – gausite planą ir fiksuotą kainą.

  1. 1

    Parašote, kas jums aktualu

    Užtenka kelių sakinių: koks darbas atima laiko arba ką norėtumėte pakeisti.

  2. 2

    Perskaitau ir atsakau el. paštu

    Per 1 darbo dieną parašau, ką siūlyčiau ir ko dar reikėtų išsiaiškinti.

  3. 3

    Pokalbis, jei jo reikia

    Jei pokalbis padės, suderiname laiką. Mokamų darbų apimtį ir kainą sutariame prieš pradedant.

Arba tiesiai: info@aigentas.lt

Jūsų duomenis naudosiu tik atsakyti į šią užklausą ir parengti pasiūlymą. Daugiau – Privatumo politikoje.