Odontologijos klinikos
Odontologijos klinikoms: mažiau skambučių prieš vizitus
Automatizuokite vizitų priminimus, atsiliepimų rinkimą ir pacientų komunikaciją — kad daugiau laiko liktų gydymui.
Nuo €450Veikia per 1–2 sav.Jūsų paskyrose
Sveikata, grožis, sportas
4 darbo eigos
- Vizitų priminimai
- Atsiliepimų rinkimas
- Laukiančiųjų valdymas
- Registracijos automatizavimas
Prieš ir po
Kur dingsta rankinis darbas
Kairėje – kaip šie darbai dažnai atliekami dabar, dešinėje – kas galėtų juos perimti. Ne viską verta automatizuoti, todėl pradedame nuo to, kas atima daugiausia laiko.
- Rankinis darbas
Rankinis skambinimas ar rašymas kiekvienam pacientui prieš vizitą
AtliktaVizitų priminimai
Automatiniai SMS arba el. pašto priminimai 24–48 val. prieš vizitą.
- Rankinis darbas
Atsiliepimų prašoma nesistemingai arba visai neprašoma
AtliktaAtsiliepimų rinkimas
Automatinis paprašymas palikti atsiliepimą po kiekvieno vizito.
- Rankinis darbas
Laukiančiųjų sąrašo valdymas atsiradus laisvai vietai
AtliktaLaukiančiųjų valdymas
Automatinis pranešimas laukiantiems pacientams, kai atsiranda laisva vieta.
- Rankinis darbas
Naujo paciento registracijos formos ir duomenų perkėlimas
AtliktaRegistracijos automatizavimas
Naujo paciento anketa automatiškai perkelia duomenis į jūsų sistemą.
Praktiškai
Pavyzdys: kaip veikia vizitų priminimai odontologijos klinikoje
Klinikoje dirba keli gydytojai ir administratorė, kuri kasdien skambina rytdienos pacientams. Dalis jų neatsiliepia, o neatvykus pacientui kėdė lieka tuščia.
- 1
Kasdien po pietų scenarijus paima kitos dienos vizitų sąrašą iš klinikos registravimo programos (per API ar eksporto failą) arba iš Google Calendar, jei vizitai vedami ten.
- 2
Kiekvienam pacientui išsiunčiamas trumpas priminimas – SMS per siuntimo paslaugą (pvz., Twilio) arba el. laiškas – su laiku, gydytoju ir prašymu atsakyti „Taip“ arba „Atšaukti“. Priminime nėra jokios informacijos apie gydymą.
- 3
Atsakymus perskaito DI: „taip“, „būsiu“, „gal galima vėliau?“ ar „susirgau“ suskirstomi į patvirtinimą, atšaukimą ir prašymą perkelti. Neaiškūs atsakymai keliauja administratorei.
- 4
Patvirtinimai pažymimi vizitų sąraše, o atšaukus vizitą administratorė iškart gauna pranešimą ir gali pasiūlyti atsilaisvinusį laiką laukiančiųjų sąraše esantiems pacientams.
- 5
Perkėlimus sprendžia žmogus: automatika pati laikų kalendoriuje nekeičia, kad nesusidarytų dvigubų rezervacijų.
Rezultatas: Administratorė nebeskambina visiems iš eilės – kalbasi tik su tais, kurie atsakė neaiškiai ar nori perkelti vizitą. Atsilaisvinęs laikas paaiškėja dar išvakarėse, kai jį dar galima užpildyti.
Kas įeina
Kas įeina į sprendimą
- 01
Proceso analizė
Peržiūriu jūsų darbo eigą ir išsirenkame, kur automatika ar DI sutaupytų daugiausia laiko.
- 02
Automatizuotos darbo eigos
Sukuriu automatizavimą jūsų esamose sistemose, o kur reikia perskaityti ar parašyti tekstą, pridedu DI.
- 03
Testavimas ir derinimas
Testuoju su realiomis situacijomis ir koreguoju, kol veikia taip, kaip sutarėme.
- 04
Palaikymas po paleidimo
30 dienų po paleidimo klaidas taisau nemokamai, vėliau – palaikymas nuo €150/mėn.
- 05
Dokumentacija
Paruošiu aprašymą, kaip viskas veikia ir ką daryti, jei reikia pakeisti.
- 06
Komandos apmokymas
Paaiškinu komandai, kaip naudotis automatika ir ją stebėti.
Procesas
Kaip vyksta diegimas
- 1
Žinutė ir atsakymas
Parašote, kas kartojasi. Atsakau el. paštu, nuo ko verta pradėti, o jei reikia, suderiname pokalbį. Kainą sutariame raštu prieš pradedant.
- 2
Kūrimas ir testavimas
Kuriu automatiką jūsų paskyrose, testuoju su realiomis situacijomis, derinu detales.
- 3
Paleidimas ir palaikymas
Paleidžiu ir apmokau jūsų komandą. Pirmas veikiantis sprendimas – per 1–2 savaites.
Ar priminimams reikia atskiro paciento sutikimo?
Priminimas apie paskirtą vizitą paprastai laikomas paslaugos teikimo dalimi, o ne rinkodara, tačiau jo turinys turi būti minimalus: data, laikas, adresas, be diagnozių ir procedūrų pavadinimų. Atsiliepimų prašymai ar akcijos – jau kitas atvejis, jiems taikomos kitos taisyklės. Galutinį teisinį pagrindą klinika nustato su savo duomenų apsaugos pareigūnu ar teisininku, o aš pritaikau sprendimą prie jo.
Kas geriau – SMS ar el. laiškas?
SMS dažniausiai pastebima greičiau, ypač vyresnių pacientų, bet už kiekvieną žinutę mokama siuntimo paslaugai. El. laiškas nieko nekainuoja, tačiau lengviau pražiūrimas. Dažnas derinys: SMS išvakarėse, o el. laiškas su išsamesne informacija (kaip pasiruošti, kur statyti automobilį) – iškart po registracijos.
Mūsų registravimo programa neturi API. Ar tai įmanoma?
Dažnai taip. Jei programa leidžia eksportuoti dienos vizitų sąrašą (CSV ar Excel), automatika gali jį paimti iš nurodyto aplanko arba el. laiško. Jei ir to nėra, galima vizitus papildomai vesti Google Calendar, bet tai dvigubas darbas, todėl tokį variantą siūlau tik tada, kai jis tikrai atsiperka. Pirmame pokalbyje patikrinu, ką leidžia jūsų sistema.
Kiek tai kainuoja?
Pirmas sprendimas – nuo €450. Tiksli kaina priklauso nuo proceso sudėtingumo ir integracijų skaičiaus. Kai aišku, ką darome, fiksuotą kainą pateikiu raštu prieš pradedant, be įsipareigojimų.
Ar reikia keisti esamas sistemas?
Ne. Automatizavimas prijungiamas prie sistemų, kurias jau naudojate – Gmail, Google Sheets, CRM ar kitų. Papildomos išlaidos priklauso nuo sprendimo: gali reikėti platformos prenumeratos, DI modelio naudojimo ar kitų paslaugų. Jas aptariame prieš pradėdami.
Toliau
Susiję sprendimai ir įrankiai
Paslauga ir gidai
Aptarkime jūsų situaciją
Papasakokite, kas jūsų įmonėje kartojasi kasdien
Aptarsime, nuo ko verta pradėti: gal užtenka kitaip naudoti turimus įrankius, o gal verta ką nors automatizuoti. Jei verta kurti – gausite planą ir fiksuotą kainą.
- 1
Parašote, kas jums aktualu
Užtenka kelių sakinių: koks darbas atima laiko arba ką norėtumėte pakeisti.
- 2
Perskaitau ir atsakau el. paštu
Per 1 darbo dieną parašau, ką siūlyčiau ir ko dar reikėtų išsiaiškinti.
- 3
Pokalbis, jei jo reikia
Jei pokalbis padės, suderiname laiką. Mokamų darbų apimtį ir kainą sutariame prieš pradedant.
Arba tiesiai: info@aigentas.lt