Renginių organizatoriai ir agentūros
Renginių organizatoriams: užklausos, pasiūlymai ir priminimai
Automatizuokite užklausų apdorojimą, pasiūlymų siuntimą, klientų priminimus ir po-renginio komunikaciją — daugiau laiko kūrybiškam renginio planavimui.
Nuo €450Veikia per 1–2 sav.Jūsų paskyrose
Prekyba ir svetingumas
4 darbo eigos
- Užklausų apdorojimas
- Pasiūlymų siuntimas
- Klientų priminimai
- Po-renginio komunikacija
Prieš ir po
Kur dingsta rankinis darbas
Kairėje – kaip šie darbai dažnai atliekami dabar, dešinėje – kas galėtų juos perimti. Ne viską verta automatizuoti, todėl pradedame nuo to, kas atima daugiausia laiko.
- Rankinis darbas
Kiekviena renginio užklausa reikalauja 5–10 rankinių veiksmų
AtliktaUžklausų apdorojimas
Nauja renginio užklausa automatiškai patenka į CRM ir sulaukia patvirtinimo el. laiško per minutes.
- Rankinis darbas
Pasiūlymų siuntimas ir sekimas neorganizuotas
AtliktaPasiūlymų siuntimas
Standartiniai pasiūlymai generuojami ir siunčiami automatiškai pagal nurodytus parametrus.
- Rankinis darbas
Klientų priminimai apie artėjantį renginį siunčiami rankiniu būdu
AtliktaKlientų priminimai
Automatiniai priminimai klientui likus 7 dienoms, dienai ir 3 valandoms iki renginio.
- Rankinis darbas
Po-renginio atsiliepimų rinkimas nepastovus arba visai nevykdomas
AtliktaPo-renginio komunikacija
Automatinis ačiū el. laiškas ir atsiliepimo prašymas iškart po renginio pabaigos.
Praktiškai
Pavyzdys: kaip apdorojama nauja renginio užklausa
Renginių agentūra gauna užklausas per svetainę, Facebook ir tiesiai į paštą. Kiekviena jų laisva forma: kažkas parašo datą ir svečių skaičių, kažkas tik „reikia vakarėlio įmonei“.
- 1
Visos užklausos iš svetainės formos ir bendro Gmail adreso surenkamos į vieną vietą. Facebook žinutės prijungiamos, jei puslapis tvarkomas per Meta Business Suite.
- 2
DI perskaito užklausą ir ištraukia pagrindinius duomenis: renginio tipą, datą, svečių skaičių, miestą, biudžetą, jei nurodytas. Ko trūksta, pažymi.
- 3
Pipedrive ar HubSpot sukuriamas naujas sandoris su šiais laukais, o vadybininkas gauna pranešimą. Tas pats žmogus neatsiranda du kartus, jei jau rašė anksčiau.
- 4
DI paruošia atsakymo juodraštį: padėka, patikslinantys klausimai apie trūkstamus duomenis ir, jei data užimta, pasiūlymas aptarti kitą. Vadybininkas pataiso ir išsiunčia.
- 5
Jei klientas per kelias dienas neatsako, CRM primena vadybininkui paskambinti arba išsiunčiamas vienas trumpas priminimas.
Rezultatas: Nė viena užklausa nepasimeta tarp kanalų, o vadybininkas pradeda pokalbį jau žinodamas pagrindinius faktus. Užklausos apdorojamos iki 2 kartų greičiau.
Kas įeina
Kas įeina į sprendimą
- 01
Proceso analizė
Peržiūriu jūsų darbo eigą ir išsirenkame, kur automatika ar DI sutaupytų daugiausia laiko.
- 02
Automatizuotos darbo eigos
Sukuriu automatizavimą jūsų esamose sistemose, o kur reikia perskaityti ar parašyti tekstą, pridedu DI.
- 03
Testavimas ir derinimas
Testuoju su realiomis situacijomis ir koreguoju, kol veikia taip, kaip sutarėme.
- 04
Palaikymas po paleidimo
30 dienų po paleidimo klaidas taisau nemokamai, vėliau – palaikymas nuo €150/mėn.
- 05
Dokumentacija
Paruošiu aprašymą, kaip viskas veikia ir ką daryti, jei reikia pakeisti.
- 06
Komandos apmokymas
Paaiškinu komandai, kaip naudotis automatika ir ją stebėti.
Procesas
Kaip vyksta diegimas
- 1
Žinutė ir atsakymas
Parašote, kas kartojasi. Atsakau el. paštu, nuo ko verta pradėti, o jei reikia, suderiname pokalbį. Kainą sutariame raštu prieš pradedant.
- 2
Kūrimas ir testavimas
Kuriu automatiką jūsų paskyrose, testuoju su realiomis situacijomis, derinu detales.
- 3
Paleidimas ir palaikymas
Paleidžiu ir apmokau jūsų komandą. Pirmas veikiantis sprendimas – per 1–2 savaites.
Ar DI gali pats paruošti visą renginio pasiūlymą su kaina?
Standartiniams paketams, kurių kainos aiškios, DI gali surinkti pasiūlymo juodraštį iš jūsų kainų lentelės. Individualiems renginiams kaina priklauso nuo tiekėjų atsakymų, todėl čia jis padeda tik su struktūra ir tekstu, o skaičius sudeda vadybininkas.
Ar galima prijungti tiekėjų, pavyzdžiui, salių ar maitinimo, užimtumą?
Tik jei tiekėjas turi bendrinamą kalendorių ar sistemą su API, o smulkūs tiekėjai to dažniausiai neturi. Praktiškiau sukurti vidinę lentelę, kurioje vadybininkas pažymi patvirtintus tiekėjus, ir iš jos siųsti priminimus prieš renginį.
Kaip tvarkyti renginių dalyvių sąrašus ir jų duomenis?
Jei agentūra registruoja dalyvius kliento vardu, dažniausiai esate duomenų tvarkytojas, todėl su klientu reikėtų sutarties. Sąrašai lieka jūsų paskyrose, o po renginio automatika gali priminti juos ištrinti pagal sutartą terminą.
Kiek tai kainuoja?
Pirmas sprendimas – nuo €450. Tiksli kaina priklauso nuo proceso sudėtingumo ir integracijų skaičiaus. Kai aišku, ką darome, fiksuotą kainą pateikiu raštu prieš pradedant, be įsipareigojimų.
Ar reikia keisti esamas sistemas?
Ne. Automatizavimas prijungiamas prie sistemų, kurias jau naudojate – Gmail, Google Sheets, CRM ar kitų. Papildomos išlaidos priklauso nuo sprendimo: gali reikėti platformos prenumeratos, DI modelio naudojimo ar kitų paslaugų. Jas aptariame prieš pradėdami.
Toliau
Susiję sprendimai ir įrankiai
Paslauga ir gidai
Aptarkime jūsų situaciją
Papasakokite, kas jūsų įmonėje kartojasi kasdien
Aptarsime, nuo ko verta pradėti: gal užtenka kitaip naudoti turimus įrankius, o gal verta ką nors automatizuoti. Jei verta kurti – gausite planą ir fiksuotą kainą.
- 1
Parašote, kas jums aktualu
Užtenka kelių sakinių: koks darbas atima laiko arba ką norėtumėte pakeisti.
- 2
Perskaitau ir atsakau el. paštu
Per 1 darbo dieną parašau, ką siūlyčiau ir ko dar reikėtų išsiaiškinti.
- 3
Pokalbis, jei jo reikia
Jei pokalbis padės, suderiname laiką. Mokamų darbų apimtį ir kainą sutariame prieš pradedant.
Arba tiesiai: info@aigentas.lt