Google Workspace vs Microsoft 365: palyginimas Lietuvos verslui 2026

Abu paketai mokami už kiekvieną naudotoją per mėnesį, o kaina priklauso nuo plano ir nuo to, ar mokate metams, ar kas mėnesį. Abu per pastaruosius metus kėlė kainas: Google į verslo planus įtraukė Gemini DI funkcijas, Microsoft nuo 2026 m. liepos pakėlė daugumos verslo planų kainas, o į juos įeina Copilot Chat. Todėl senuose straipsniuose rastos kainos dažnai nebegalioja – tikrinkite dabartines oficialiose svetainėse.

Praktikoje mažai komandai bazinių planų kainų skirtumas per metus nedidelis. Didesnį skirtumą lemia tai, ko jums reikia papildomai: darbalaukio Office programų (jos yra ne visuose Microsoft planuose), didesnės saugyklos, pažangesnio įrenginių valdymo ar archyvavimo. Kartais pigesnis planas su vienu priedu išeina brangiau nei aukštesnis planas.

Mano patarimas: pradėkite nuo realaus poreikio sąrašo, o ne nuo kainų lentelės. Jei trims iš penkių darbuotojų Excel reikalingas tik lentelėms peržiūrėti, gali užtekti ir naršyklinės versijos.

Google Workspace API (Gmail, Calendar, Sheets, Drive) yra vieni dažniausiai naudojamų n8n ir Make scenarijuose, todėl paruoštų modulių ir pavyzdžių daug. Prijungimas paprastai užtrunka kelias minutes. Google Sheets dažnai tampa paprasta duomenų baze, iš kurios scenarijai ima ir į kurią rašo duomenis.

Microsoft 365 turi savo įrankį – Power Automate, kuris dalyje verslo planų jau įtrauktas su standartinėmis jungtimis. Jei visa įmonė dirba Microsoft aplinkoje, tai stiprus argumentas. Jungiantis iš išorės (n8n, Make) reikia registruoti programėlę Microsoft Entra ID ir suteikti teises per Microsoft Graph. Tai visiškai įmanoma, bet pradžioje reikia daugiau nustatymų ir dažnai administratoriaus patvirtinimo.

Taigi „Google lengviau“ teiginys teisingas kalbant apie išorinius įrankius. Jei jums pakanka Power Automate galimybių, Microsoft aplinka nėra trūkumas.

Abiejuose paketuose dabar yra ir DI pagalbininkai – Gemini ir Copilot. Jie padeda rašyti laiškus, apibendrinti susitikimus ar dokumentus, bet patys savaime neperima procesų tarp skirtingų sistemų. Tam vis tiek reikia scenarijų, kurie jungia el. paštą su CRM, apskaitos programa ar svetaine.

Lietuvoje daug buhalterių, teisininkų ir valstybės institucijų dirba su Word ir Excel failais, todėl Microsoft 365 čia suteikia mažiausiai trinties: atsiųstas dokumentas atsidaro taip pat, kaip pas siuntėją, o sudėtingos Excel lentelės su makrokomandomis veikia. Google Docs ir Sheets atidaro Office failus, bet sudėtingas formatavimas ar makrokomandos ne visada išlieka.

Jei bendravimas su išore dažniausiai vyksta PDF formatu ir per el. paštą, šis skirtumas mažai svarbus. Daug paslaugų įmonių dirba Google Workspace, o buhalterei siunčia eksportuotus failus – tai veikia be problemų.

Dar vienas aspektas – e. parašas. Lietuvoje dokumentai dažnai pasirašomi kvalifikuotu el. parašu (pvz., per Dokobit ar Mobile-ID). Tai veikia nepriklausomai nuo to, kurį paketą pasirinksite, nes pasirašoma atskirame įrankyje.

Jei abejojate, išbandykite: abu tiekėjai siūlo bandomąjį laikotarpį. Porą savaičių padirbkite su tikrais savo dokumentais, ypač su tais, kuriuos siunčiate buhalterei ar klientams, ir pažiūrėkite, kur atsiranda trinties.

Iliustracinis atvejis: apskaitos paslaugų įmonė Šiauliuose, šeši darbuotojai, apie šešiasdešimt klientų. Klientai kas mėnesį siunčia sąskaitas el. paštu, darbuotojai jas išsaugo, suveda į apskaitos programą ir pildo Excel suvestines. Biuras jau naudoja Outlook ir darbalaukio Excel.

Tokiam biurui rekomenduočiau likti su Microsoft 365. Darbuotojai įpratę prie Excel, klientų failai ateina Office formatu, o persikėlimas į Google kainuotų laiką be aiškios naudos. Rutinos mažinimą darytume Microsoft aplinkoje: Outlook laiškų priedai automatiškai keliautų į tvarkingus OneDrive ar SharePoint aplankus pagal klientą, o sąskaitų duomenis ištrauktų DI ir paruoštų apskaitos programai.

Jei tai būtų naujai kuriamas biuras be įpročių, kuris nuo pradžių planuoja daug darbų perduoti scenarijams, svarstyčiau ir Google Workspace. Bet esamai komandai perėjimas į kitą paketą retai atsiperka vien dėl lengvesnio jungimo.

Abu tiekėjai turi įrankius el. paštui, kalendoriams ir failams perkelti. Techniškai svarbiausias žingsnis – domeno DNS įrašų (MX ir kitų) pakeitimas, kad paštas pradėtų eiti į naują sistemą. Jį planuoju savaitgaliui ar ramesniam laikotarpiui ir iš anksto sumažinu DNS įrašų galiojimo laiką.

Sunkiausia dažniausiai ne technika, o įpročiai: bendri aplankai, failų nuorodos senuose laiškuose, telefonų sinchronizacija, kitų sistemų prisijungimai per „Prisijungti su Google“ ar „Microsoft“ paskyra. Prieš perkėlimą surašau visas vietas, kur naudojama sena paskyra, kad po perėjimo niekas nesustotų.

Mažai komandai perėjimas paprastai užtrunka kelias dienas, bet verta numatyti porą savaičių, kol visi pripras. Jei esate patenkinti esamu paketu ir vienintelė priežastis keisti – scenarijai, pirmiausia patikrinkime, ar tą patį galima padaryti esamoje aplinkoje.