Trumpai: sąskaitų automatizavimas apskaitos programoje reiškia, kad pardavimo sąskaita susikuria pati pagal įvykį (laimėtas sandoris CRM, apmokėtas užsakymas), o gaunamos tiekėjų sąskaitos nuskaitomos su AI ir suvedamos be perrašinėjimo. Lietuvoje tai dažniausiai daroma su Site.pro (buvusia B1.lt), Rivile ir Xero per jų API arba importo failus, naudojant n8n ar Make. Vienas toks srautas pas mane kainuoja nuo 450 € ir įdiegiamas per 1–2 savaites.
Daugelis 5–50 darbuotojų įmonių vis dar kopijuoja kliento pavadinimą, PVM kodą, sumą ir paslaugos aprašymą iš CRM į apskaitos programą — ir taip 20–200 kartų per mėnesį. Šiame straipsnyje — konkreti integracijų logika populiarioms programoms, pavyzdiniai scenarijai, i.SAF reikalavimai ir dažniausios klaidos. Jei dar renkatės pačią programą, žr. palyginimą (Sąskaitų išrašymo programos 2026), o detalų kainų išskaidymą — (Sąskaitų automatizavimo kaina 2026).
Kodėl rankinis sąskaitų išrašymas kainuoja brangiau nei manote
Paprastas skaičiavimas: jei viena sąskaita (kopijavimas, tikrinimas, siuntimas, archyvavimas) užima apie 8 minutes, o darbo valanda įmonei kainuoja 12–18 €, viena sąskaita kainuoja 1,60–2,40 €. 50 sąskaitų per mėnesį — 80–120 € tiesioginių darbo kaštų, 200 sąskaitų — 320–480 € per mėnesį. Prie to prisideda klaidos: neteisingas PVM kodas ar suma reiškia kreditinę sąskaitą, papildomą susirašinėjimą su klientu ir dar pusvalandį taisymo.
Automatizavimas šias išlaidas mažina dviem būdais: duomenys imami iš šaltinio be perrašymo, o patikros (ar yra PVM kodas, ar sumos sutampa, ar sąskaita nesikartoja) sustabdo klaidą dar prieš sukuriant sąskaitą.
Kokios Lietuvos apskaitos programos tinka sąskaitų automatizavimui
Site.pro (buvusi B1.lt). B1.lt apskaitos programa dabar veikia Site.pro vardu — adresas b1.lt nukreipia į site.pro. Sąskaitų išrašymas nemokamas, apskaita kainuoja 7 € už įmonę per mėnesį be PVM plius vartotojo planas (2026 m. spalio duomenimis). Programa skelbia integracijas ir API, sinchronizaciją su Shopify, Amazon, Etsy, Pigu.lt, Varle.lt, sąskaitų atpažinimą su DI ir MCP sąsają DI agentams. Tipiniai scenarijai: el. parduotuvės užsakymas → sąskaita Site.pro; tiekėjo PDF iš el. pašto → nuskaitymas → pirkimo dokumentas su statusu „laukia patikrinimo“.
Rivile. Rivile GAMA turi REST API (Rivile API v2): pirmas raktas vienai duomenų bazei iki 100 užklausų per mėnesį nemokamas, didesniems kiekiams — 18–144 € per mėnesį; reikalinga galiojanti versijų prieigos sutartis arba GAMA-2 paketas. Rivile ERP (debesijos versija, nuo 19 € vartotojui per mėnesį) turi įmontuotą pirkimo sąskaitų skaitmeninimą su DI — iki 10 dokumentų per mėnesį nemokamai. Jei API nėra, duomenys perduodami importo failais.
- 1 Pirkimų sąskaitos – pirkimo dokumentų sąrašas
- 2 Sukurti naują – atidaro meniu
- 3 Skaitmeninti sąskaitą – DI nuskaito įkeltą PDF ar nuotrauką ir sukuria juodraštį
- 4 i.SAF – mygtukas tame pačiame sąraše
Xero — kai verslas tarptautinis. Xero turi brandų API ir paruoštas jungtis su Make, Zapier, Pipedrive ir HubSpot. Tačiau Lietuvos i.SAF registrų Xero pats neparuošia, todėl reikia papildomo žingsnio: duomenys eksportuojami ir paverčiami i.SAF XML formatu arba perduodami buhalterės programai. Xero tinka įmonėms, kurių dauguma klientų užsienyje; jei svarbiausia vietinė atskaitomybė, paprasčiau rinktis lietuvišką programą.
Pastaba apie Apskaita.io. Ankstesnėje šio straipsnio versijoje buvo aprašyta ir Apskaita.io. 2026 m. spalį šios programos svetainė nepasiekiama ir viešos informacijos apie jos API nerasta, todėl ji nebeaprašoma. Kitos programos (Directo, Finvalda, Labbis, Invly, F-Sąskaita) taip pat jungiamos — jei turi API arba eksportuoja ir importuoja failus.
AI agentas + apskaitos programa — kas iš tikrųjų automatizuojama
CRM → apskaita: laimėtas sandoris → sąskaita. Vadybininkas Pipedrive ar HubSpot pažymi sandorį laimėtu → srautas gauna signalą per webhook → surenka kliento juridinį pavadinimą, įmonės ir PVM kodus, paslaugą ir sumą → sukuria sąskaitą apskaitos programoje → išsiunčia klientui. Svarbiausia — patikra: jei CRM trūksta PVM kodo ar adreso, srautas sustoja ir praneša vadybininkui, o ne kuria neteisingą sąskaitą.
El. paštas → sąskaita. Kolega parašo „SĄSKAITA: [klientas] [suma]“ arba klientas patvirtina pasiūlymą → AI atpažįsta laiško tipą, paima duomenis iš CRM ir laiško → sukuria sąskaitos juodraštį → buhalterė patvirtina vienu paspaudimu.
PDF OCR → apskaita: gaunamos sąskaitos. Laiškas su PDF → OCR ištraukia tekstą → AI atpažįsta tiekėją, PVM kodą, numerį, datą, sumas → patikrinama, ar sumos sutampa ir ar sąskaita nesikartoja → sukuriamas įrašas su prisegtu PDF. Elektroninės PDF sąskaitos atpažįstamos labai tiksliai, skenuotos — prasčiau, todėl neužtikrinti atvejai visada eina žmogui. Kaip tai veikia plačiau — (Dirbtinis intelektas buhalterijoje), PVM sąskaitų niuansai — (PVM sąskaitų automatizavimas).
- 1Ateina laiškas su PDF sąskaitaEl. paštas
- 2Tekstas nuskaitomas, AI atpažįsta laukusOCR + AITiekėjas, PVM kodas, numeris, data, sumos.
- 3Patikra: ar sumos sutampa, ar sąskaita nesikartojaNeaiškūs atvejai – buhalterei.
- 4Įrašas sukuriamas su prisegtu PDFSite.pro · Rivile · Xero
Trečiasis aukščiau aprašytas scenarijus schemoje. Skenuotos sąskaitos atpažįstamos prasčiau nei elektroninės PDF, todėl patikros žingsnio nepraleiskite.
3 pavyzdiniai scenarijai
Toliau — iliustraciniai scenarijai su orientaciniais skaičiavimais, ne konkrečių klientų atvejai.
Marketingo agentūra, 20 sąskaitų per mėnesį. 12 abonentinių klientų (fiksuota suma kiekvieno mėnesio 1 d.) ir 8 sąskaitos pagal atliktus darbus. Abonentinės sąskaitos kuriamos visiškai automatiškai pagal sutarties sąlygas, kintamos — iš laiko apskaitos (Toggl, Harvest) duomenų, su patvirtinimu prieš siuntimą. Orientaciškai sutaupoma 5–8 valandos per mėnesį.
El. parduotuvė, 200 sąskaitų per mėnesį. Dalis pirkėjų — įmonės, kurioms reikia PVM sąskaitos. Užsakymas → srautas patikrina, ar nurodytas PVM kodas (VIES) → sąskaita sukuriama apskaitos programoje → išsiunčiama pirkėjui. Esant tokiam kiekiui, rankinis darbas dažnai siekia kelias dešimtis valandų per mėnesį, todėl automatizavimas atsiperka greičiausiai.
Konsultacinė įmonė, 50 sąskaitų per mėnesį. Sąskaitos išrašomos po projekto etapo, sumos kintamos, kai kurie klientai reikalauja savo užsakymo (PO) numerių. CRM etapas „Sąskaita paruošta“ → srautas surenka projekto duomenis → sukuria juodraštį su papildomais laukais → vadovas patvirtina → sąskaita išsiunčiama. Sąskaitos išrašomos tą pačią dieną, o ne po kelių dienų.
i.SAF ir VMI reikalavimai — ką privalo užtikrinti automatizavimas
Automatinis išrašymas nepanaikina PVM įstatymo reikalavimų. Kiekviena sąskaita turi turėti pardavėjo ir pirkėjo pavadinimus, įmonių kodus ir PVM mokėtojo kodus (jei taikoma), seriją ir numerį, datą, prekių ar paslaugų aprašymą, kiekį, kainą, PVM tarifą ir sumą, bendrą sumą. Srautas turi patikrinti šiuos laukus prieš sukurdamas sąskaitą.
i.SAF. PVM mokėtojai (išskyrus smulkiojo verslo schemą) teikia VMI i.MAS i.SAF posistemiui išrašytų ir gautų PVM sąskaitų faktūrų registrus. Juridiniai asmenys — už kalendorinį mėnesį, iki kito mėnesio 20 d., net jei sąskaitų nebuvo. Registrą paprastai paruošia apskaitos programa (XML failas arba žiniatinklio paslauga), todėl svarbiausia, kad automatiškai sukurtos sąskaitos patektų į tą pačią programą su teisingais duomenimis. VMI tikrina formatą ir neatitikimus, bet už duomenų teisingumą atsako įmonė.
SABIS. Jei parduodate viešajam sektoriui, sąskaitos perkančiosioms organizacijoms teikiamos per SABIS (nuo 2024 m. rugsėjo 1 d. pakeitė „E. sąskaitą“). Tai galima įtraukti į tą patį srautą.
Kiek kainuoja sąskaitų automatizavimas apskaitos programoje
Pirmas sprendimas — vienas aiškus srautas, pavyzdžiui, CRM → sąskaita arba gaunamų PDF nuskaitymas → apskaitos programa — pas mane kainuoja nuo 450 €. Apimtį ir kainą sutariame raštu prieš pradedant, įdiegiu per 1–2 savaites. Prie to prisideda įrankių mokesčiai (pvz., n8n Cloud Starter — 20 €/mėn. mokant metams, AI modelio API — dažniausiai keli eurai per mėnesį), o priežiūra, jei jos reikia, — nuo 150 €/mėn.
Detalus išskaidymas su paruoštų OCR įrankių kainomis (Rivile, Fitek, įvesk.lt, Labbis) ir atsipirkimo skaičiavimu — (Sąskaitų automatizavimo kaina 2026). Visos paslaugų kainos — (kainos), paslaugos aprašymas — (Procesų automatizavimas), sprendimai buhalterijai — (automatizavimas apskaitai).
5 klaidos, kurių išvengti
1. Automatinis siuntimas be patikrinimo pirmosiomis savaitėmis. Naujas srautas neišvengiamai susidurs su netobulais CRM duomenimis. Pirmąsias savaites — „sukurti ir patikrinti“, ne „sukurti ir siųsti“. Į visiškai automatinį siuntimą pereikite tik tada, kai klaidų beveik nebelieka.
2. Sąskaitų numeravimo konfliktai. Kai sąskaitas kuria ir žmogus, ir srautas, numeriai gali susidubliuoti. Sprendimas — atskiros serijos automatiškai kuriamoms sąskaitoms arba visiškas perėjimas į automatinį kūrimą.
3. CRM duomenų kokybė. Automatizavimas tikslus tiek, kiek tikslus šaltinis. Prieš diegimą patikrinkite aktyvių klientų PVM kodus ir juridinius pavadinimus.
4. Neapibrėžti išimties atvejai. Keli PVM tarifai, atvirkštinis apmokestinimas, kreditinės sąskaitos, kliento PO numeriai — kiekvienas turi būti arba automatizuotas su taisykle, arba perduodamas žmogui.
5. Nestebimi gedimai. API kartais neatsako, tiekėjas pakeičia sąskaitos formą. Nustatykite pranešimą buhalterei tą pačią dieną, jei sąskaita nesukurta ar nesuvesta, ir patikrinkite registrus prieš i.SAF pateikimo terminą.
DUK
Ar AI gali automatiškai išrašyti sąskaitą su PVM? Taip, jei PVM tarifo taisyklės aiškiai apibrėžtos. Standartinis 21 % tarifas priskiriamas paprastai; jei turite kelis tarifus ar sandorius su ES įmonėmis (atvirkštinis apmokestinimas), srautas turi tikrinti paslaugos kategoriją ir kliento šalį. Rekomenduoju pradėti nuo vieno standartinio scenarijaus.
Ar automatiškai sukurtos sąskaitos tiks i.SAF? Taip — i.SAF registrus formuoja apskaitos programa, todėl sąskaita, sukurta per programos API ar importą, į registrą patenka taip pat, kaip įvesta ranka. Svarbu, kad duomenys būtų teisingi: VMI gali nurodyti neatitikimus, o atsakomybė lieka įmonei. Dėl konkrečių atvejų pasitarkite su savo buhalteriu.
Ar B1.lt vis dar egzistuoja? B1.lt apskaitos programa dabar vadinasi Site.pro; ankstesni B1 vartotojai dirba toje pačioje sistemoje nauju pavadinimu.