Procesų automatizavimas — tai pasikartojančių darbo veiksmų perdavimas sistemoms, kad jie vyktų be žmogaus įsikišimo kiekvieną kartą. Vietoj to, kad rankiniu būdu nukopijuotumėte duomenis iš formos į el. paštą ir CRM — sistema tai padaro per sekundes.
Daugelis Lietuvos verslininkų sako „mums tai per sudėtinga" arba „mes per maži". Tiesą sakant, pirmasis automatizavimas dažnai išsprendžia konkretų varginantį darbą ir gali atsipirkti per kelias savaites ar mėnesius.
Nuo ko pradėti: rinkitės vieną konkretų procesą
Klaida numeris vienas — bandyti automatizuoti viską iš karto. Geriausia pradžia: vienas pasikartojantis procesas, kuris vyksta bent kartą per dieną ar savaitę, reikalauja rankinio duomenų perkėlimo ir kurio klaidos turi aiškias pasekmes.
Dažniausiai nuo tokių pradedame su klientais: formos duomenys automatiškai patenka į CRM; savaitinė ataskaita automatiškai siunčiama vadovui pirmadieniais; el. laiškas klientui automatiškai išsiunčiamas po paslaugos suteikimo.
- 1Klientas užpildo formą svetainėje
- 2Duomenys patenka į CRMMake · n8n · Zapier
- 3Atsakingas žmogus gauna pranešimąEl. paštas arba Slack
Paprasčiausias pradžios pavyzdys: vienas pasikartojantis darbas, kurį sistema atlieka kiekvieną kartą vienodai.
Kokie įrankiai naudojami?
Trys pagrindiniai įrankiai: Make (buvęs Integromat) — patogus vizualinis redaktorius, tinka daugumai įprastų verslo procesų; n8n — atviro kodo platforma, veikianti jūsų serveryje (tinka, jei svarbi duomenų kontrolė); Zapier — populiariausias pasaulyje, bet brangesnis.
Nereikia mokėti programuoti. Šie įrankiai turi vizualų redaktorių — nuvelkate blokus ir sukuriate srautą. Techniniai sprendimų teikėjai (pvz., Aigentas.lt) padeda sukurti pirmą automatizavimą per 1–2 savaites.
- 1 Kas paleidžia srautą — naujas laiškas
- 2 Sąlyga — ar yra priedas
- 3 Veiksmas — failas įkeliamas į Google Drive
Ko tikėtis per pirmuosius 30 dienų
Orientacinis laukimas pirmam automatizavimui: kelios valandos sutaupytos per savaitę (priklausomai nuo proceso dažnumo), gerokai mažiau klaidų dėl rankinio duomenų perkėlimo, mažiau streso dėl „nepamirštų" užduočių.
Procesas: 1 savaitė — proceso analizė ir planas; 1–2 savaitės — kūrimas ir testavimas; 1 savaitė — paleidimas ir stebėjimas. Po mėnesio paprastai aišku, kur kitas automatizavimas labiausiai vertingas.
- 1Proceso analizė ir planas1 savaitė
- 2Kūrimas ir testavimas1–2 savaitės
- 3Paleidimas ir stebėjimas1 savaitė
- 4Aišku, ką automatizuoti toliau