Sąskaitų faktūrų išrašymas — tai viena tų užduočių, kuri kartojasi nuolat, reikalauja precizijos ir yra visiškai tinkama automatizavimui. Daugelis smulkaus verslo atstovų vis dar išrašo sąskaitas rankiniu būdu, nors tai galima sutvarkyti vieną kartą ir pamiršti.
Automatizavimas čia nereiškia brangio apskaitos sprendimo pirkimo. Tai reiškia sujungti sistemas, kurias jau naudojate, ir sukurti aiškią eigą nuo užsakymo iki išsiųstos sąskaitos.
Kaip atrodo automatizuotas sąskaitų procesas?
Tipinis automatizuotas srautas atrodo taip: klientas patvirtina užsakymą arba pasirašo sutartį → sistema automatiškai suformuoja sąskaitą su visais reikalingais duomenimis → sąskaita išsiunčiama klientui el. paštu → informacija įrašoma į buhalterinę sistemą → jei sąskaita neapmokama per nustatytą laikotarpį, siunčiamas priminimas.
Visas šis procesas gali vykti be jokio rankinio įsikišimo. Vienintelis dalykas, kurį reikia padaryti — vieną kartą teisingai sukonfigūruoti sistemą.
Su kokiomis sistemomis galima integruotis?
Lietuvoje populiarios buhalterinės sistemos kaip Rivile, Finansista, Scoropos ir kitos turi API arba eksporto galimybes, kurias galima sujungti su automatizavimo įrankiais.
Tarptautinės sistemos — Xero, QuickBooks, FreeAgent — turi puikias integracijas su n8n, Make ir Zapier. Jei naudojate Google Docs šablonų pagrindu, galima generuoti sąskaitas tiesiai iš Sheets ar CRM duomenų.
Kokie yra pagrindiniai automatizavimo scenarijai?
Periodinės sąskaitos: klientams, kurie moka kas mėnesį ar ketvirtį, sąskaitos automatiškai sukuriamos ir išsiunčiamos nustatytu laiku — be jokio priminimo sau.
Sąskaita po įvykio: kai CRM būsena pasikeičia į „uždaryta", sistema automatiškai sukuria sąskaitą pagal sutarties duomenis.
Priminimų sekos: sąskaita neapmokama po 7 dienų — pirmas priminimas; po 14 dienų — antras; po 30 dienų — automatinis pranešimas vadovui.
Kiek tai kainuoja ir kiek laiko trunka?
Paprastas sąskaitų automatizavimas — pavyzdžiui, sąskaita po CRM būsenos pakeitimo ir išsiuntimas el. paštu — paprastai sukuriamas per 1–2 dienas ir kainuoja €200–500, priklausomai nuo sistemų.
Pilna sąskaitų eiga su priminimais, buhalterijos integracija ir ataskaitomis — 1–2 savaitės. Toks sprendimas dažniausiai atsipirka per 1–2 mėnesius sutaupytu laiku ir išvengtu vėlavimu.